商談が終わったあと、ノートやスマートフォンに一ページ分のメモを書きます。顧客が現在の業務の流れを説明し、システム連携について質問し、導入時期について話し、価格についても意見がありました。どれも間違ってはいません。ところが一週間後、フォローアップのためにメモを開くと、いくつかの簡単な質問に答えられません。あの懸念を口にしたのは誰だったか。その人は決裁者なのか、それとも誰かの意見を伝えただけなのか。こちらは何を送ると約束したのか。先方は何をすると言ったのか。
多くの商談メモは「何の話題が出たか」で書かれています。商談がそういう流れで進むからです。しかし、案件は話題によって進むのではありません。「人」が判断し、「約束」が果たされることで進みます。
**役に立つ商談メモは、話題ではなく「人」と「約束」で整理します。確かめる基準は一つだけです。別の人がこのメモを読んで、次の一手を計画できるかどうか。**この記事では、五つの項目からなる構成を紹介し、架空の商談を例に二通りの書き方を比べ、最後にそのまま使えるテンプレートを載せます。
話題ごとのメモが一週間で役に立たなくなる理由
話題ごとのメモが答えているのは「商談で何を話したか」です。フォローアップのときに必要なのは、別の問いへの答えです。
- 誰が何を気にしているのか。誰の意見が判断を左右するのか。
- 誰が反対や懸念を示したのか。個人の意見か、部門を代表した意見か。
- 誰が何を、いつまでにすると約束したのか。
- この商談のあと、顧客社内のどの人の立場が変わったのか。
「顧客は導入期間を懸念」という一文は要点に見えますが、誰が、なぜ懸念しているのか、誰と話せば解決できるのかは教えてくれません。一週間後には、その「誰」はたいてい思い出せなくなっています。そして本当の阻害要因は、その忘れられた名前の裏に隠れていることが多いのです。
五つの項目：人と約束で商談メモを整理する
商談が終わるたびに、この五つの項目を順に埋めます。長く書く必要はありませんが、どの項目にも何かを書くか、はっきり「なし」と書いてください。
| 項目 | 記録すること | なぜ重要か |
|---|---|---|
| 1. 出席者と役割 | 各人の氏名、役職、所属部門、そしてこの案件での役割（利用者、技術評価、予算決裁、購買、社内の推進者） | 同じ言葉でも、利用者が言うのと予算決裁者が言うのとでは意味がまったく違います |
| 2. 各人の発言 | 人ごとに分けて記録し、重要な箇所は発言をそのまま残す | 発言そのものには口調や温度感が残ります。「たぶん大丈夫」と「大丈夫」は別物です |
| 3. 懸念・反対意見 | 誰が、何を言ったか。その場で回答したか。解決には何が足りないか | 対応されていない懸念は、将来の阻害要因になります |
| 4. 双方の約束 | こちらが約束したこと、先方が約束したこと、それぞれの期限 | 約束は最もはっきりした進捗のシグナルです。先方が約束を守るかどうかは、何を言ったかより多くを教えてくれます |
| 5. 意思決定ユニットごとの状況の変化 | この商談のあと、顧客社内のどの部門や役割の立場が変わったか | 案件の進捗は、各意思決定ユニットの状況の総和です |
五つ目の項目は最も省かれがちです。商談のあとに一歩踏み込んで「この商談で何が変わったか」を考える必要があるからです。答えが「何も変わらなかった」であれば、それも記録しておく価値のあるシグナルです。意思決定ユニットの定義については、意思決定ユニット（DMU）とはをご覧ください。
重要な箇所は発言をそのまま残す
商談全体を一字一句記録する必要はありません。ただし、次の三つの場面では、相手の言葉をそのまま書き留めておく価値があります。
- ほかの人に触れたとき。「それは工場長次第ですね」という言葉は、まだ会っていない人がいることを教えてくれます。
- 時期に触れたとき。「来月の予算会議までに決めたい」と「今年中にはやると思います」は、まったく違うシグナルです。
- 温度感を示したとき。「個人的にはいいと思います」「現場の評判はいいです」「方向性としては賛成です」は、それぞれ違う程度のコミットメントを表しています。
同じ商談を、二通りの書き方で
以下は架空の事例です。 ある中堅製造業を訪問し、生産スケジューリングシステムについて商談しました。出席者は、生産管理課の佐藤課長、情報システム部門の田中さん、そして最初の二十分だけ同席した鈴木工場長です。
よくある書き方（話題ごと）：
現在のスケジュール管理について説明あり。主にスプレッドシートを使用。システムに関心あり、特に特急品の割り込み対応。既存の基幹システムとの連携方法について質問。導入期間中の生産への影響を懸念。価格は高めとのことで、社内で検討。次のステップ：資料を送付し、先方の回答待ち。
五つの項目による書き方：
1. 出席者と役割
- 佐藤課長（生産管理課）：主な利用者。案件の発起人で、社内の推進者。
- 田中さん（情報システム部門）：技術評価、システム連携の担当。
- 鈴木工場長：最初の二十分のみ同席。予算の決裁者の可能性があるが、未確認。
2. 各人の発言
- 佐藤課長：割り込み対応が一番の悩み。発言：「特急品が入るたびに、午後がまるごとスケジュールの組み直しで終わります。」
- 田中さん：基幹システムとのデータ連携方法を重視。発言：「インターフェースをこちらで作る必要があるなら、今年度は無理です。」
- 鈴木工場長：発言：「導入中に出荷に影響が出るのは困る。」その後退席。価格には触れず。
3. 懸念・反対意見
- 田中さん：連携の作業量。その場では回答できず、インターフェース仕様書が必要。
- 鈴木工場長：導入期間中の生産リスク。その場では未対応。段階的な導入計画が必要。
- 価格：佐藤課長は「社内で検討します」とのことだが、誰が高いと感じているのかは不明。理由も不明。
4. 双方の約束
- 当社：金曜日までに基幹システム連携の仕様書を田中さんに送付。来週、段階的な導入計画を提出。
- 先方：佐藤課長が、稟議の決裁者が誰かを社内で確認し、来週水曜日までに連絡。
5. 意思決定ユニットごとの状況の変化
- 生産管理課：関心ありから、積極的に推進する立場へ。
- 情報システム部門：初めて参加。中立。条件は連携の作業量。
- 工場（工場長）：初回接触。生産リスクへの懸念を表明。予算上の役割は未確認。
一つ目の書き方では「導入期間中の生産への影響を懸念」と「価格は高め」が同じ種類のメモに見えます。二つ目の書き方では、これが性質の違う二つのことだとわかります。一つは鈴木工場長がはっきり示した、具体的な解決策のある懸念です。もう一つは出どころがわからず、まず確認が必要なシグナルです。そして「資料を送付し、先方の回答待ち」は、相手と期限が決まった三つの約束に変わっています。
確認：別の人が読んで、次の一手を計画できるか
メモを書き終えたら、次の問いで一度確認してください。明日あなたが休んだとして、同僚がこのメモだけを読んで、次に誰に連絡し、何を話せばいいかわかるでしょうか。
上の例なら、答えは「わかる」です。金曜日までに仕様書を田中さんに送る。水曜日に、佐藤課長から稟議の決裁者について連絡があったか確認する。決裁者が鈴木工場長なら、段階的な導入計画が説得の鍵になる。
この確認は、引き継ぎのときだけのものではありません。一か月後のあなたがこの商談について覚えていることは、同僚と大差ないからです。案件全体を通じてやり取りを記録する方法はBtoB営業で顧客とのやり取りをすべて記録する方法を、約束を次の連絡につなげる方法は営業のフォローアップ：案件を本当に前に進める連絡とはをご覧ください。
いつ書くか
**商談が終わったらできるだけ早く、できれば顧客先を出る前に書きます。**何気なく出た名前や、相手が言いよどんだ様子は、真っ先に忘れてしまう細部であり、最も重要な細部であることも多いのです。
訪問先が工場や病院、倉庫で、通信が安定しないことも少なくありません。そうした場所でよく仕事をする方は、電波の届かない場所で働く：フィールド営業のためのオフラインCRMもご覧ください。
数分しか時間がないなら、まず三つ目と四つ目の項目、つまり懸念と約束を書きましょう。ほかの項目はあとで補えますが、この二つは一度忘れると取り戻すのが難しいからです。
そのまま使える商談メモのテンプレート
商談日：
顧客／案件：
1. 出席者と役割
- 氏名／役職／部門：役割（利用者／技術評価／予算決裁／購買／社内の推進者／未確認）
2. 各人の発言（重要な箇所は発言をそのまま）
- 氏名：
発言：「 」
3. 懸念・反対意見
- 発言者：
内容：
その場で回答したか：
解決に必要なもの：
4. 双方の約束
- 当社： 期限：
- 先方（氏名）： 期限：
5. 意思決定ユニットごとの状況の変化
- 部門／役割：変化前 → 変化後
次の一手（明日あなたの代わりを務める同僚へ）：商談メモを次の一手につなげる
五つの項目のうち、長く続けるのが最も難しいのは四つ目と五つ目です。約束は誰かが覚えていて確認しなければなりませんし、意思決定ユニットの状況はやり取りのたびに更新が必要です。ノートや文書に書いておくだけでは、すぐに埋もれてしまいます。
VINEQRA は、やり取りのたびに会話の内容、双方の約束、意思決定ユニットごとの状況の変化を記録できる iOS アプリです。滞っていそうな案件を示し、阻害要因に応じて次の一手を提案します。データは初期設定でお使いの端末に保存されます。
よくある質問
商談メモには何を書けばよいですか？
少なくとも五つです。出席者と案件における役割、各人の発言、出た懸念や反対意見、双方の約束、顧客社内の意思決定ユニットごとの状況の変化。ポイントは、話題ではなく「人」で整理することです。
商談記録はどこまで詳しく書くべきですか？
別の人が読んでも次の一手を計画できる程度です。一字一句書く必要はありませんが、ほかの人に触れた箇所、時期に触れた箇所、温度感を示した箇所は、発言をそのまま残しておく価値があります。
商談メモはいつ書くのが一番よいですか？
商談が終わったらできるだけ早く、できれば顧客先を出る前です。時間がなければ、まず懸念と双方の約束を書いてください。この二つが、あとから最も思い出しにくい項目です。
商談メモとCRMの活動履歴はどう違いますか？
多くのCRMの活動履歴は「商談があった」という事実だけを記録します。役に立つ商談メモは、誰が何を言ったか、誰が何を約束したか、顧客社内の誰の立場が変わったかに答えられるものです。
顧客がはっきり言わなかったことも書くべきですか？
書くべきです。ただし、実際の発言とは分けて、自分の推測であることを明記してください。たとえば「価格への懸念は経理部門から出ている可能性あり、未確認」のように書きます。推測は次の質問の手がかりになりますが、事実として扱ってはいけません。